Så sparar en advokatbyrå 130 000 kr om året på att äga sitt ärendesystem
Ärendeverktygets årsfaktura hade landat på 130 000 kr. I stället för att förnya flyttar en svensk advokatbyrå till ett eget ärendesystem och CRM, byggt med Kapsel. Här är kalkylen och hur vi bygger det.
Fakturan som satte igång allt
Byrån hanterade sina ärenden i ett generellt arbetsflödesverktyg. Det fungerade bra, men den senaste fakturan landade på runt 130 000 kr för ett enda år, med en förnyelse i mars. Verktyget visste dessutom ingenting om juridiskt arbete, och datan låg på servrar i USA.
Så frågan ändrades från ”vilket verktyg ska vi betala för?” till ”varför hyr vi det här över huvud taget?”
Kalkylen
- Licenskostnad: runt 130 000 kr per år, ner till noll. Ett system som byrån äger har ingen licens- eller användaravgift, bara drift.
- Över tid: tre år till samma pris hade blivit ungefär 390 000 kr. De pengarna stannar i byrån.
- Kapsels kostnad: bygget sker på ett fast månadsabonnemang som kan pausas när systemet är i drift och inget nytt behövs. Licenskostnaden kommer inte tillbaka.
- Mer än en ersättare: samma projekt levererade fakturering och ett klientregister som det gamla verktyget aldrig hade.
Fakturering som betalar sig först
Vi började med faktureringen, där datafelen kostade mest tid. Fler än 2 000 klienter matchades mot ekonomisystemet på en gång. Juristerna laddar nu upp sin arbetsredogörelse och fakturan skapas utifrån den, med förskottsfaktura och betalningsvillkor. Mindre administration per faktura och färre fakturor som studsar för att en klientuppgift var fel.
Inget lead blir kvar
Ungefär hälften av byråns nya förfrågningar kommer via telefon, runt en fjärdedel via webbformuläret och en fjärdedel via en AI-chatt på sajten. Tidigare hade varje källa sin egen väg in. Nu skapar alla källor ett ärende direkt i byråns eget system, så ingen förfrågan hänger på att någon för över den manuellt.
Byggt så att ingen behöver lära om
Den nya ärendetavlan ser medvetet ut som den gamla, vilket tar bort det mesta av utbildningskostnaden. Ovanpå det kommer roller (admin, klientsupport och jurister som bara ser sina egna ärenden), full historik på varje ärende, mejlaviseringar och automatiska dokumentförfrågningar per ärendetyp, till exempel överklaganden av beslut från Migrationsverket.
Så undviker bytet risk
Två personer på byrån kör det gamla och det nya systemet parallellt under en testperiod före förnyelsedatumet, och historiken importeras från en export. Om något saknas syns det medan det gamla verktyget fortfarande finns kvar.
Frågor och svar
Är det billigare för en advokatbyrå att bygga ett eget ärendesystem än att betala licens?
Ofta, ja. I det här fallet var licensen runt 130 000 kr per år. Ett system som byrån äger har ingen licensavgift, och bygget kan göras på ett fast månadsabonnemang som pausas när systemet är i drift.
Vad får en advokatbyrå som ett generellt verktyg inte ger?
Ett system byggt kring byråns egna ärendetyper, roller och fakturering: fakturor från arbetsredogörelser, ett klientregister i synk med ekonomisystemet och alla leadkällor på ett ställe.
Hur byter man utan att tappa något?
Kör gammalt och nytt parallellt under en testperiod, importera historiken från en export och stäng av det gamla verktyget först när inget saknas.